Gestão do Tempo

Vamos começar com uma reflexão: Você já parou para pensar como utiliza às 24 horas do seu dia? Se a resposta é não, fique tranquilo, isto é mais comum do que pensa.

Pare para pensar em quantas vezes fez um monte de coisas, mas teve a sensação de que não teve um dia realmente produtivo. Isso acontece com frequência?

Então selecionamos três ferramentas que podem ser grandes aliadas em nos fazer conseguir gerir nosso tempo de uma maneira mais eficaz, fazendo com que realizemos mais tarefas em um menor espaço de tempo e nos dando maior satisfação.

  1. Método Getting Things Done (GTD)

Com o método “Fazer Acontecer” (criada por David Allen), a pessoa estabelece objetivos, define passos, elimina o que pode atrapalhar e foca na execução.

O método possui cinco etapas:

  1. Recolher (caixa de entrada): são anotadas as atividades que a pessoa tenha de realizar. A função dessa etapa é eliminar as preocupações que possam tirar o foco.
  2. Processar: hora de estabelecer prioridades, detalhar os projetos maiores em etapas menores e definir quais são as tarefas que de fato ajudarão a alcançar os objetivos, quais delas precisam ser delegadas e as que devem ser recusadas;
  3. Organizar: é o momento de usar uma ferramenta, como o Google Calendar,para colocar todas as informações recolhidas e definir os prazos;
  4. Executar: se torna a etapa mais fácil, pois a pessoa tem certeza de que está priorizando a atividade certa;
  5. Rever: principalmente no começo, é normal que as tarefas previstas não sejam realizadas e precisem ser revistas. Essa é a etapa em que são detectados problemas que podem atrapalhar a execução, visando eliminá-los.

 

  1. Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)

O foco é ajudar a definir as prioridades com base em três elementos: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT), criada por Charles H. Kepner e. Benjamin B. Tregoe, em 1981 como uma das ferramentas da qualidade para definir prioridades.

Em uma planilha de Excel você deverá criar cinco colunas:

  1. A primeira coluna poderá se chamar “Tarefa” e em suas linhas você especifica a atividade;
  2. Na segunda, o título será “Gravidade” e em suas linhas em frente às tarefas você irá atribuir notas de 1 a 5 utilizando os seguintes critérios: 5, extremamente grave; 4, muito grave; 3, grave; 2, pouco grave; 1, sem gravidade;
  3. A terceira terá o título “Urgência” e os pesos usados em cada tarefa serão: 5, atenção imediata; 4, resolver rapidamente; 3, pouco urgente; 2, pode esperar; 1, pode ser planejado a longo prazo;
  4. A quarta será a da “Tendência”, em que deverá estimar quais as consequências daquela tarefa a ser ignorada: 5, vai piorar rapidamente; 4, irá piorar em pouco tempo; 3, irá piorar; 2, irá piorar a longo prazo; 1, não mudará.
  5. A última coluna é reservada para um cálculo, que é a multiplicação dos valores da primeira, segunda e terceira colunas para encontrar os pesos das atividades.
Tarefas Gravidade Urgência Tendência GUT

Agora é só ordenar as tarefas que possuem maior peso e começar a executar as atividades de maior prioridade.

 

  1. Lista de tarefas

Fazer uma lista de tarefas que se tem para executar durante a semana é importante para identificar quais têm maior importância e impacto.

Com sua lista de tarefas pronta, é hora de dar a prioridade para estas tarefas, como sendo as primeiras do dia, já que é o período que estamos com maior energia. Após a realização destas tarefas, você já saberá quais outras deverá direcionar seu foco.

Existem outras técnicas que podem nos ajudar numa melhor gestão do tempo, que vamos abordar em outro artigo.

Lembre-se sempre de uma coisa: mais vale começar a gestão do seu tempo de uma forma que tenha mais acertos que erros do que perfeitamente. No início alguns ajustes serão necessários, mas fazendo continuamente, se tornando um hábito adquirido, você terá muito mais acertos e sua produtividade e satisfação com as tarefas executadas serão maiores.

Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s